Pleasant Office in der Praxis
Wie zeigt sich Pleasant Office im praktischen Alltag? Zu Ihrer Vorstellung haben wir einen fiktiven Auftragsverlauf skizziert. Bitte wählen Sie aus einer der 3 Branchen:
Handel
Ihr Tag beginnt mit einer Anfrage per E-Mail, die von Pleasant Office sogleich dem Kunden zugeordnet wird. Als Antwort erstellen Sie ein Angebot mit allen Artikeln aus dem hinterlegten Produktkatalog. Liegt zu einem Artikel kein Preis vor, leiten Sie ohne Umwege eine Anfrage an Ihren Lieferanten ab. Ist alles komplett, geht das Angebot zum Kunden, direkt aus der Software per E-Mail versandt.
Die Bestellung kommt feierlich per guter alter Post. Die Scanneranbindung von Pleasant Office sorgt dafür, dass das Dokument flugs digitalisiert und dem Projekt zugeordnet ist. Noch während der Scanner läuft, haben Sie schon die Auftragsbestätigung aus dem Angebot abgeleitet. Die Software überprüft, welche Artikel am Lager sind und verfasst einen Bestellvorschlag. Bei Stücklisten-Artikeln erfolgt die Prüfung nach den einzelnen Bauteilen.
Vom Bestellvorschlag geht es zur Bestellung, die von Pleasant Office an die jeweiligen Lieferanten per Mail versandt wird. Einer von ihnen hat Betriebsferien – kein Problem für Sie, mit wenigen Klicks auf einen anderen auszuweichen. Eingehende Bestätigungen werden dem Projekt zugeordnet und gewährleisten, zusammen mit anderer Korrespondenz und internen Notizen, eine lückenlose Dokumentation.
Pleasant Office erinnert mit einem automatischen Liefervorschlag an den vereinbarten Liefertermin und erzeugt alle Lieferscheine. Verzögert sich eine Teillieferung, behält das die Software im Blick und schlägt einen neuen Termin vor, sobald die Ware eintrifft. Per Frachtauftrag werden die Paketdaten an die Systeme der Zustelldienste (DHL, DPD, UPS etc.) übergeben. Die automatische Fakturierung erfolgt nach Ihren hinterlegten Vorgaben als Einzel- oder Sammelrechnung.
Wenn mit dem Kunden eine Lastschriftvereinbarung besteht, kümmert sich Pleasant Office automatisch darum, dass der Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift eingezogen und Ihrem Konto gutgeschrieben wird. In diesem Zuge holt die Software auch gleich die neuesten Zahlungseingänge ein und ordnet sie den offenen Posten zu. Was den Barverkauf angeht, übertragen die angeschlossenen Kassenarbeitsplätze ihre Tageseinnahmen ins Kassenbuch. Die Zahlungsarten werden differenziert und ermöglichen den Tagesabschluss mit Soll- und Istbestand.
Rechnungseingänge werden von Pleasant Office mit den Wareneingängen verglichen. Nach erfolgter Prüfung verwaltet die Software jede Rechnung in einem Zahlungsvorschlag und behält dabei die jeweilige Skontofrist des Kreditors im Auge, um die Forderungen fristgerecht und tagesgenau per SEPA-Sammel-Überweisungen zu begleichen.
Den Lagerbestand konnten Sie während des gesamten Prozesses jederzeit auslesen; Pleasant Office hat den Status anhand der Warenein- und -ausgänge automatisch korrigiert.
Wenn Sie nun Lust bekommen haben, Ihren Workflow genauso effizient zu gestalten, verraten wir Ihnen gerne den Fahrplan dorthin.
Fertigung
Ihr Tag beginnt mit einer Anfrage per E-Mail, die von Pleasant Office sogleich dem Kunden zugeordnet wird. Als Antwort erstellen Sie ein Angebot mit allen Artikeln auf Basis der hinterlegten Stücklistenkalkulation. Liegt zu einem Artikel kein Preis vor, leiten Sie ohne Umwege eine Anfrage an Ihren Lieferanten ab. Ist alles komplett, geht das Angebot zum Kunden, direkt aus der Software per E-Mail versandt.
Die Bestellung kommt feierlich per guter alter Post. Die Scanneranbindung von Pleasant Office sorgt dafür, dass das Dokument flugs digitalisiert und dem Projekt zugeordnet ist. Noch während der Scanner läuft, haben Sie schon die Auftragsbestätigung aus dem Angebot abgeleitet. Die Software überprüft, welche Artikel am Lager sind und verfasst einen Bestellvorschlag. Bei Stücklisten-Artikeln erfolgt die Prüfung nach den einzelnen Bauteilen. Sobald Ihr Konstrukteur die CAD-Zeichnung fertiggestellt hat, wird auch die im Projekt hinterlegt.
Vom Bestellvorschlag geht es zur Bestellung, die von Pleasant Office an die jeweiligen Lieferanten per Mail versandt wird. Einer von ihnen hat Betriebsferien – kein Problem für Sie, mit wenigen Klicks auf einen anderen auszuweichen. Eingehende Bestätigungen werden dem Projekt zugeordnet und gewährleisten, zusammen mit anderer Korrespondenz und internen Notizen, eine lückenlose Dokumentation.
Per Mausklick erstellen Sie aus dem Auftrag einen Laufzettel für die Produktion. Dieser interne Arbeitsauftrag ist mit einem Barcode versehen, der Ihren Maschinenführern ein fehlerfreies Protokollieren – ganz einfach per Handscanner – ermöglicht. Die erfassten Arbeits- und Maschinenzeiten werden so in Echtzeit dem Projekt zugeordnet und können mit einer BDE-Lösung (z. B. Pleasant Timelog) sofort ausgewertet werden.
Pleasant Office erinnert mit einem automatischen Liefervorschlag an den vereinbarten Liefertermin und erzeugt alle Lieferscheine. Verzögert sich eine Teillieferung, behält das die Software im Blick und schlägt einen neuen Termin vor, sobald die Ware bereit ist. Natürlich übernimmt die Software auch gleich die Frachtvorbereitung und bereitet den Speditionsauftrag vor. Und bei der automatischen Fakturierung folgt Pleasant Office Ihren hinterlegten Vorgaben: als Einzel- oder Sammelrechnung.
Wenn mit dem Kunden eine Lastschriftvereinbarung besteht, kümmert sich Pleasant Office automatisch darum, dass der Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschrift eingezogen und Ihrem Konto gutgeschrieben wird. In diesem Zuge holt die Software auch gleich die neuesten Zahlungseingänge ein und ordnet sie den offenen Posten zu.
Rechnungseingänge werden von Pleasant Office mit den Wareneingängen verglichen. Nach erfolgter Prüfung verwaltet die Software jede Rechnung in einem Zahlungsvorschlag und behält dabei die jeweilige Skontofrist des Kreditors im Auge, um die Forderungen fristgerecht und tagesgenau per SEPA-Sammel-Überweisungen zu begleichen.
Den Lagerbestand konnten Sie während des gesamten Prozesses jederzeit auslesen; Pleasant Office hat den Status anhand der Warenein- und -ausgänge automatisch korrigiert. Die Projektverwaltung verrät Ihnen auf einen Blick den Deckungsbeitrag, weil hier alle mit dem Projekt verknüpften Erträge, Fremdkosten, Lagerentnahmen und Maschinen- sowie Personalaufwendungen gegenübergestellt werden.
Wenn Sie nun Lust bekommen haben, Ihren Workflow genauso effizient zu gestalten, verraten wir Ihnen gerne den Fahrplan dorthin.
Handwerk
Ihr Tag beginnt mit einer Anfrage per E-Mail, die von Pleasant Office sogleich dem Kunden zugeordnet wird. Als Antwort erstellen Sie ein Angebot mit allen Artikeln aus Produktkatalogen und Kalkulationen. Liegt zu einem Artikel kein Preis vor, leiten Sie ohne Umwege eine Anfrage an Ihren Lieferanten ab. Ist alles komplett, geht das Angebot zum Kunden, direkt aus der Software per E-Mail versandt.
Die Bestellung kommt feierlich per guter alter Post. Die Scanneranbindung von Pleasant Office sorgt dafür, dass das Dokument flugs digitalisiert und dem Projekt zugeordnet ist. Noch während der Scanner läuft, haben Sie schon die Auftragsbestätigung aus dem Angebot abgeleitet. Die Software überprüft, welche Artikel am Lager sind und verfasst einen Bestellvorschlag. Bei Stücklisten erfolgt die Prüfung nach den einzelnen Bestandteilen.
Vom Bestellvorschlag geht es zur Bestellung, die von Pleasant Office an die jeweiligen Lieferanten per Mail versandt wird. Einer von ihnen hat Betriebsferien – kein Problem für Sie, mit wenigen Klicks auf einen anderen auszuweichen. Eingehende Bestätigungen werden dem Projekt zugeordnet und gewährleisten, zusammen mit anderer Korrespondenz und internen Notizen, eine lückenlose Dokumentation.
Die Abschlags- und Schlussrechnung
Aus der Software erstellen Sie einen internen Arbeitsauftrag für die Mitarbeiter. Alle Abschlagszahlungen werden automatisch in der Schlussrechnung abgezogen, die dabei auch die jeweiligen Mehrwertsteueranteile automatisch berücksichtigt.
Automatisch wacht Pleasant Office über Ihre Kontobewegungen und ordnet Zahlungseingänge offenen Posten zu. Falls Ihrem Betrieb ein Ladenlokal angegliedert sein sollte, übertragen die angeschlossenen Kassenarbeitsplätze oder Barverkäufe ihre Tageseinnahmen ins Kassenbuch. Die Zahlungsarten werden differenziert und ermöglichen den Tagesabschluss mit Soll- und Istbestand.
Rechnungseingänge werden von Pleasant Office mit den Wareneingängen verglichen. Nach erfolgter Prüfung verwaltet die Software jede Rechnung in einem Zahlungsvorschlag und behält dabei die jeweilige Skontofrist des Kreditors im Auge, um die Forderungen fristgerecht und tagesgenau per SEPA-Sammel-Überweisungen zu begleichen.
Den Lagerbestand konnten Sie während des gesamten Prozesses jederzeit auslesen; Pleasant Office hat den Status anhand der Warenein- und -ausgänge automatisch korrigiert. Die Projektverwaltung verrät Ihnen auf einen Blick den Deckungsbeitrag, weil hier alle mit dem Projekt verknüpften Erträge, Fremdkosten, Lagerentnahmen und Lohnkosten gegenübergestellt werden.
Wenn Sie nun Lust bekommen haben, Ihren Workflow genauso effizient zu gestalten, verraten wir Ihnen gerne den Fahrplan dorthin.
